Digitalisering van de openbare ruimte in Binche

Transparantie voor de burgers, minder administratieve rompslomp en een beter zicht op de veiligheid.

Het beheer van de openbare ruimte is voor veel lokale overheden een echte kopzorg. Ze moeten anticiperen, in tijd en ruimte, op alle vragen die voortdurend binnenkomen van bewoners en bedrijven: verhuizingen, werken, containers, evenementen, kranen, terrassen, enz.

In navolging van een tiental andere Waalse gemeenten, besliste Binche onlangs om het beheer van tijdelijke innames te digitaliseren door te vertrouwen op het Eaglebe Smart City platform, de nummer 1 in België met meer dan 170 actieve gemeenten.

Open administratie, minder administratieve lasten

Wat zijn de voordelen van deze oplossing? Laten we eens luisteren naar de persoon die de zware taak heeft om de aanvragen te verwerken: “Het bespaart de administratie heel wat tijd bij het verwerken van de aanvragen, en het heeft ook een impact op de burger. Als er een openbare kaart beschikbaar is, vergemakkelijkt dat ook het werk van de veldagenten die de innames controleren. Bovendien kunnen burgers hun aanvragen in realtime volgen, weten in welk stadium ze zich bevinden en zelfs hun aanvragen verlengen zonder dat ze tijdens de openingsuren contact hoeven op te nemen met de autoriteiten,” aldus Quentin, die verantwoordelijk is voor de verwerking van alle aanvragen in Binche.

Een veilige openbare ruimte

Intern verlicht het platform ook de administratieve werkdruk, zoals Quentin bevestigt: “De analyse kan snel worden uitgevoerd omdat de gegevens die bij de afdeling binnenkomen up-to-date zijn en de software ons in staat stelt om conflicten snel op te sporen. Omdat het platform wordt gebruikt door andere afdelingen die betrokken zijn bij het beheer van het publieke domein, kan het worden gebruikt om snel advies te vragen of informatie te versturen, waardoor e-mailketens en mogelijke omissies worden vermeden. Zodra de documenten zijn gegenereerd, worden ze direct via het platform verwerkt door het kantoor van de burgemeester, voordat ze worden gescand en naar ons worden teruggestuurd. Na een laatste controle kunnen ze worden geïmporteerd in het dossier en ontvangt de burger automatisch zijn of haar documenten.”

Aan het einde van het proces kan de burgemeester het volledige dossier rechtstreeks op zijn tablet raadplegen, de impact op het publieke domein bekijken en de politiebevelen elektronisch ondertekenen – een primeur in Wallonië!

Veiligheid is een van de specifieke verantwoordelijkheden van de burgemeester en is uiteraard een grote zorg. Ook hier kan digitalisering, door het nauwkeurig in kaart brengen van innames en het voorkomen van conflicten, de besluitvorming enorm ondersteunen. De kers op de taart is dat burgers ook toegang hebben tot de openbare kaart van innames en werven, die automatisch wordt bijgewerkt: een echte interactieve kaart van alle werken!

Veranderingen beheren en kosten verlagen

Er is niets triviaal aan het veranderen van tools binnen een organisatie in de publieke sector. Het is niet genoeg om ‘gewoon’ een licentie aan te schaffen; de openbare dienstverlening mag niet worden onderbroken. Daarom werd er bijzondere aandacht besteed aan het opstart- en configuratieproces en aan de gebruikerstraining: “Voordat we de oplossing openstelden voor het publiek, konden we de software configureren en er vertrouwd mee raken dankzij een bètaversie die alleen beschikbaar was voor de administratie”, voegt Quentin toe.

“Deze ondersteuningsperiode werd gebruikt om de procedures te testen en de collega’s vertrouwd te maken met de oplossing. Bovendien stelden we een lijst op van bedrijven die in 2022 een aanvraag hadden ingediend en we stuurden hen een e-mail om hen op de hoogte te brengen van de gewijzigde procedure. Burgers werden in realtime op de hoogte gebracht van de nieuwe procedure, zowel telefonisch of per e-mail als via de Binche-website. Uiteraard hebben we de papieren aanvragen twee weken naast de software laten lopen om een soepele overgang te garanderen.”

Sindsdien worden aanvragen en de verwerking ervan soepel via het Eaglebe platform afgehandeld. Een stad die slimmer is en dichter bij haar burgers staat – een voorbeeld van een geslaagde digitale transitie!