Als lokaal bestuur wil je een duidelijk zicht op je templates, maar als aanvrager is het niet altijd even duidelijk wanneer je een vergunning ontvangt met als documentnaam Vergunning_evenement_klein_uitzondering_binnenhetcentrum_eigenvereninging_20240511_11:30:29.pdf. Om dit op te lossen hebben we het mogelijk gemaakt om documentnamen aan te passen binnen de Eaglebe backoffice.

Elk bestuur heeft verschillende templates (sjablonen) waarmee vergunningen worden aangemaakt. Deze templates hebben telkens een herkenbare naam, zodat het voor de medewerker duidelijk is welke template te gebruiken voor welk dossier. Handig voor de medewerker, maar het is niet altijd wenselijk dat deze naamgeving ook wordt overgenomen voor de resulterende vergunning.

Daarnaast zijn er ook de bijlagen toegevoegd door adviseurs, dewelke niet altijd de beste of meest duidelijke benaming meekrijgen. Wanneer je deze op het einde van de rit wil toevoegen bij de vergunning, is een duidelijke naamgeving uiteraard een must.

Wanneer je een Eaglebe dossier opent krijg je onder het tabblad ‘Documenten’ een overzicht van alle vergunningen, bijlagen, afbeeldingen en andere documenten die bij het dossier horen. Wanneer je klikt op de documentnaam, kan je deze meteen aanpassen en opslaan. Op deze manier kan je de documentnamen snel en eenvoudig aanpassen, zodat deze duidelijk zijn voor zowel de backoffice medewerkers als de aanvrager.

Via het tabblad Documenten kan je:

• Nieuwe vergunningen aanmaken op basis van een eigen sjabloon met duidelijke benaming
• De naam van autoamtisch gegenereerde documenten wijzigen
• De naam van bijlagen toegevoegd door aanvrager of adviseur wijzigen

Wil je meer info over het aanmaken, verzenden of aanpassen van documenten binnen Eaglebe? Neem dan zeker eens een kijkje op onze Helpdesk!